Num mundo ultra-conectado de hoje está cada vez mais difícil ser produtivo.

É comum sermos interrompidos a todo momento. É uma mensagem no whatsapp que fica reclamando nossa atenção, uma lista de e-mails a ser lida e respondida, telefonemas, redes sociais nos enredando e nos distraindo.

Às vezes nem sabemos por onde começar.

A verdade é que passa o dia, a semana e o ano e ficamos pensando onde foi parar todo o nosso tempo e porque produzimos tão pouco.

“A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.” Paul J. Meyer”

Estou escrevendo esse tópico porque a mim cala fundo. A vida toda tentei ser mais produtiva e esse é um exercício bem difícil de ser feito.

Normalmente reagimos conforme as coisas acontecem e as necessidades alheias.

E assim não alcançamos aquilo que queremos.

É um tema complexo porque exige reflexão sobre o que queremos, sobre o que estamos dispostos a fazer e a abrir mão.

Sobre o que estamos dispostos a nos comprometer.

E compromisso é difícil.

Assim como esse tema para mim é importante, vejo que muita gente passa pela mesma situação.

Nos últimos tempos encontrei algumas técnicas e aplicativos que tem me ajudado a melhorar nesse aspecto e que podem te ajudar também.

Como triplicar sua produtividade

1. Planeje

O que não está no seu planejamento, não é feito.

Antes de tudo é importante planejar o que você quer alcançar e quando.

Por exemplo, você deseja ter um negócio próprio, mas ainda está empregado e quer passar de uma situação para a outra.

Largar o emprego sem pensar nas consequências é tão ruim quanto não fazer nada a respeito.

O ideal é planejar os passos sobre o que fazer para alcançar a posição de empreendedor.

O planejamento inclui uma pesquisa sobre o momento em que você está e o que você vai precisar para que seu sonho torne-se realidade.

Talvez você precise estudar mais, guardar dinheiro ou talvez você consiga ir já fazendo algo em paralelo ao seu emprego.

Além da pesquisa, o planejamento precisa de uma relação tempo x metas definidas.

Pode ser que você queirar abrir uma loja física num período de um ano.

Nesse período precisará estudar o mercado, achar um ponto, estudar os concorrentes, guardar dinheiro, aprender a gerenciar um fluxo de caixa entre uma série de outras coisas.

O planejamento inclui o que você vai fazer, quando e como. Quanto mais detalhado a relação entre metas, ações e tempo, mais fácil seguir e não se perder.

É claro que ao longo do tempo podem ocorrer ajustes, mas o planejamento traz uma clareza mental sobre o seu direcionamento, assim como foco e motivação para continuar.

Uma vez que você tenha um planejamento do ano, ele pode ser dividido em mensal e semanal para facilitar.

2. Organize-se

Seguindo o exemplo do empreendedor, você pode ter planejado uma série de ações ao longo do tempo, incluindo semanas e dias.

Mas como você vai organizar e gerenciar o que está sendo realmente feito?

E talvez você tenha sócios e cada um ficou incumbido de fazer uma parte.

Um aplicativo bem legal para planejar e gerenciar o seu projeto ou projetos que você tenha é o Asana.

Ele tem uma versão gratuita, que acho que já é bem completa e uma versão paga.

Com ele é possível criar e gerenciar vários projetos ao mesmo tempo.

Você pode detalhar cada um dos projetos através de uma lista de atividades com prazos, colocar os itens planejados num calendário anual, acompanhar o progresso de cada atividade e até convidar outras pessoas para participar.

Você também pode guardar arquivos no aplicativo e manter conversas com sua equipe.

Acho esse aplicativo bem legal para quem trabalha como freelancer também.

Veja a imagem abaixo para você ter uma ideia de como funciona:

Muitas pessoas usam o Trello, que para ser sincera acho bem confuso. Mas acho que aí depende de cada um.

O importante é que as atividades estejam organizadas e sejam gerenciadas ao longo do tempo.

3. Priorize as atividades mais importantes

É comum deixarmos as coisas mais complexas para o final do dia e começarmos pelas mais fáceis.

Mas normalmente os itens mais complexos são também os mais importantes e as primeiras horas do dia são as que estamos mais focados e descansados.

Assim, se você quer ser mais produtivo, deve começar as atividades pela ordem de importância e não pela facilidade da tarefa.

4. Evite Distrações

Minimize as interrupções. Isso te ajuda a se concentrar e fazer as coisas mais rapidamente.

Uma das principais distrações hoje em dia são as redes sociais.

Elas parecem um vortex que te sugam e sem perceber você já passou 40 minutos lá sem notar.

O ideal é bloquear todos os sites, blogs e redes sociais enquanto você estiver trabalhando. Ou pelo menos aqueles em que você costuma voltar constantemente, mas não agregam nada.

O aplicativo Go Fucking Work tem essa função e tem frases divertidas e impactantes caso você tente entrar nos locais bloqueados.

Basta baixar o aplicativo no seu computador e programar os sites para bloqueio.

Esse bloqueio pode ser durante um período ou o tempo todo. Olha uma das frases que você verá quando tentar entrar aonde não deve:

5. Foque numa atividade de cada vez

Não seja multitarefa.

Atualmente parece moderno fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Ficamos impressionadas vendo uma mulher passar batom, dirigir, falar ao telefone ao mesmo tempo.

Parece uma super mulher.

O mesmo pode ser dito de homens que agem de modo semelhante.

Mas a verdade o que parece produtivo apenas atrapalha a produtividade.

O que acontece é que nosso cérebro não tem condições de lidar com duas ou mais atividades ao mesmo tempo. Ele alterna as atividades e faz a produtividade cair em até 40%.

Veja como isso acontece em mais detalhes nesse artigo.

A técnica Pomodoro é bem útil para focar numa atividade de cada vez.

Ela consiste em trabalhar com foco por 25 minutos (mas foco mesmo) e depois descansar por 5 minutos.

Nesse descanso você pode fazer o que quiser: olhar as redes sociais, dar uma volta, ligar para alguém, etc.

O Pomodo Timer é um aplicativo bem legal que te ajudar a marcar esses períodos de foco e intervalo.

E se você quiser mais dicas de como usar a técnica, o site Simplesfica tem uma matéria bem ampla e interessante sobre como usá-la.

6. Entre numa rotina para aumentar a produtividade

Estabelecer uma boa rotina te ajuda a aumentar sua produtividade.

Isso acontece porque quando você tem uma rotina você consegue ser mais rápido e eficiente.

Acordar todo dia sem saber o que fazer ou fazendo uma coisa diferente é um gasto de tempo e stress que prejudica que você alcance seus sonhos.

O aplicativo Productive te ajuda a estabelecer hábitos para manhã, tarde e à noite.

É possível colocar lembretes para te manter na rotina planejada. Além disso, você consegue acompanhar a evolução do mês para verificar como você está indo.

7. Rastreie suas atividades

Depois de todo o planejamento e ação, chega o final de semana e você percebe que não conseguiu fazer muita coisa.

O que aconteceu? Você fez tudo o que foi recomendado, mas mesmo assim ainda existem assuntos pendentes.

O legal é rastrear as atividades. Pelo menos no mundo online isso é possível.

O aplicativo Rescue Time rastreia tudo o que você faz na internet: qual o tempo logado e em quais atividades.

Depois te envia periodicamente um relatório.

Assim, se você acha que passa o dia todo trabalhando, pode levar um susto quando descobrir pelo relatório que passou metade do seu dia em redes sociais ao invés de estar focado numa apresentação que você devia ter feito.

É possível categorizar as atividades.

Se você, como eu, usa as mídias sociais para trabalho, elas podem estar categorizadas em “negócios” ao invés de “entretenimento”.

Veja uma amostra do relatório de rastreamento:

Você também pode colocar metas e checar semanalmente se conseguiu alcançá-las ou não.

Esse aplicativo também bloqueia sites indesejáveis durante as horas de trabalho.

Eu uso a versão gratuita, mas a versão paga é bem mais detalhada.

8. Gerencie seu stress

Você não consegue dar 100% de si se estiver estressado.

Considere entrar numa rotina de exercícios e meditação semanal para gerenciar o stress.

Eu uso o aplicativo Aura Health  para meditar. Ele também tem a versão gratuita e paga.

O aplicativo é alimentado por inteligência artificial e te ajuda a estabelecer uma rotina de meditação diária e guiada com apenas 3 minutos.

As opções de meditação oferecidas são adaptadas de acordo com seu comportamento e humor.

Ele vem com sons da natureza para meditar, um jornal de gratidão, rastreamento de humor e desafios para você entrar na rotina. É bem legal.

Você tem alguma outra dica sobre produtividade que gostaria de compartilhar? Deixa aqui embaixo 😉 É sempre legal saber.

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